圖一：室內設計公司將作業流程文字化，與業主、工班溝通能更順利。(示意圖／取自線上圖庫Pexels）
文／蘇大偉（香尼歐整合行銷專案顧問）
室內設計師Tnoy成立一人工作室，校長兼撞鐘做事全靠通訊軟體傳遞訊息，溝通設計、工程事務。Tony總以為對方已讀就是OK，每每發生業主甚或工班反映，「之前好像沒有跟我說過這些事，我無法接受」，Tony自認為先前就已經說過，「我有傳即時通訊訊息給您呀」，如此無法達成共識導致彼此合作不愉快。
室內設計師與業主合作階段，粗略分為事前接洽、圖面討論、工程驗收與售後服務，因應不同階段各有其作業項目。設計師若一味便宜行事不做文字化資料，與業主的溝通就會因為「有說過」這三個字，造成彼此爭執而無法合作，甚或因此引起糾紛對簿公堂，遑論回頭介紹其他客戶給設計師了。
設計公司將基本工作流程資料文字化，有助內部人員、業主、工班相互確認，避免曖昧灰色地帶以減低摩擦失誤，消除不確定因素讓案件得以順利進行。統一圖面繪製元素與格式，通知業主與工班關於施作與驗收須知，售後服務清晰明訂各項標準，就能減少彼此之間溝通頻率，讓客戶享受更優質的服務品質。
例如，業主對於自己房子正在裝修，充滿期待外也會好奇，三不五時前往案場關心進度，有時發生意外或現場損壞，往往引發爭執或糾紛。設計師於工程進場前，使用正式文件向業主、工班告知注意事項，請業主探視工地時先聯繫設計師，工地師傅遇業主提問，請業主直接諮詢設計師，避免誤會甚或糾紛產生。
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